В сучасному світі віддалена робота є скоріше нормою, аніж винятком, і більшість підприємств адаптують свою корпоративну культуру. Робота віддалено в Україні має особливе значення, оскільки воєнний стан докорінно змінив умови праці для багатьох людей. У цій статті ми розглянемо, як віддалена робота регулюється законодавством України і які є конкретні обов’язки роботодавця.

Віддалена робота – дистанційна або надомна?

В Україні розрізняють два види віддаленої роботи: дистанційну та надомну. В обох випадках працівник виконує роботу поза робочими приміщеннями чи територією роботодавця. При  дистанційній роботі працівник може працювати в будь-якому місці за своїм вибором. Ключова ознака дистанційної роботи — використання інформаційно-комунікаційних технологій. У випадку надомної роботи працівник виконує роботу за місцем проживання або в інших визначених ним приміщеннях. Головною умовою такої праці є наявність закріпленої робочої зони та використання технічних засобів (наприклад, інструменту або іншого інвентарю).

Переваги віддаленої роботи для роботодавця і працівника

Віддалена робота має багато переваг як для роботодавця, так і для працівника. 

Оптимізувавши умови для віддаленої роботи, роботодавець, наприклад, може: 

• Збільшити продуктивність та ефективність команди 
• Знизити рівень плинності кадрів — задоволеність працівників впливає на рівень їхньої лояльності до компанії 
• Продовжувати діяльність компанії в кризових ситуаціях 
• Посприяти міжнародній співпраці — залучити колег з інших часових поясів 
• Знайти висококваліфіковані кадри, яких немає на місцевому ринку праці 
• Зекономити кошти і ресурси, оскільки немає необхідності у використанні приміщення на постійній основі або оплаті проїзних 

Віддалена робота надає багато переваг і працівникам, як, наприклад: 

• Гнучкий графік роботи та комфортне робоче середовище 
• Продуктивність та можливість фокусування на роботі без відволікання 
• Можливість подорожувати і працювати з будь-якої точки світу 
• Баланс між роботою і особистим життям 
• Економія часу і грошей 
• Певний рівень автономії і відчуття довіри з боку роботодавця

Законодавчі норми, які регулюють віддалену роботу

Пандемія коронавірусу поклала основу для легалізації віддаленої роботи. Наразі в законодавстві України є вже декілька законів, які стосуються віддаленої роботи:

Після лютого 2022 року та після скасування карантину дистанційну роботу запроваджують на час введення воєнного стану в Україні.

Цей закон регулює наступні питання:

• службові відрядження надомних та дистанційних працівників, якщо це передбачене трудовим договором
• переведення працівника на надомну або дистанційну роботу у зв’язку з навчанням дитини віком до 14 років дистанційно, за погодженням із роботодавцем

Закон передбачає, що за погодженням із роботодавцем один з батьків зможе працювати віддалено на період дистанційного навчання дитини віком до 14 років у закладі загальної середньої освіти. При цьому, працівнику гарантуватимуть збереження розміру зарплати. Чинна редакція статті 60-2 КЗпП передбачає можливість працівникам, які мають двох або більше дітей віком до 15 років, та інших категорій працівників працювати дистанційно. Важливо пам’ятати, що роботодавець ухвалює рішення, чи можливо виконувати роботу дистанційно.

Трудовий договір або наказ? Як віддалена робота в Україні регулюється роботодавцем

За мирних часів та після карантину з дистанційними працівниками укладались письмові трудові договори. Міністерство економіки України затвердило типову форму трудового договору про дистанційну роботу наказом № 913-21 від 05.05.2021. Застосування цієї форми є обов’язковим. Змінювати типову форму не можна, проте можна доповнити і конкретизувати її положення.

На час загрози поширення епідемії та/або у разі виникнення загрози збройної агресії або надзвичайної ситуації дистанційну роботу можна запровадити наказом або розпорядженням. Воєнний стан в країні — надзвичайна ситуація. Тому не потрібно готувати індивідуальні письмові трудові договори. Достатньо видати наказ про дистанційну роботу та до її початку ознайомити працівників. Повідомляти працівників про таку зміну умов праці за два місяці не потрібно.

У наказі про дистанційну роботу необхідно прописати головні умови дистанційної роботи, передбачені Наказом № 913.

Якщо працівник буде виконувати роботу дистанційно за межами України, про це варто повідомити роботодавця, який має це зазначити у наказі чи письмовому трудовому договорі.

Компенсації витрат працівників та особливості контролю за виконанням роботи

Якщо умови договору не регулюють забезпечення працівника необхідним обладнанням, програмно-технічними засобами або засобами захисту інформації, то цей обов’язок покладається на роботодавця.

При наданні дистанційному працівнику обладнання для роботи необхідно заздалегідь подбати про можливість стягнення коштів за його втрату чи пошкодження. У наказі про запровадження дистанційної роботи або у письмовому трудовому договорі треба вказати, яке обладнання роботодавець передає працівникові для роботи, а також про те, що працівник несе повну матеріальну відповідальність за нього. Передати обладнання можна, наприклад, за актом приймання-передавання матеріальних цінностей.

Якщо працівник самостійно забезпечує себе необхідним обладнанням, то він/вона має право на компенсацію витрат, які були ним понесені, за умови, що порядок, умови та строки такої компенсації були зазначені в договорі.

Законом не передбачено автоматичного контролю за дистанційними працівниками. Про це роботодавець має подбати самостійно, прописавши умови в договорі або наказі. Основні вимоги можуть включати:

• підпорядкованість
• час на період відключення (перерва)
• строки та порядок подання звітів з виконаної роботи
• порядок і частота перевірки електронної пошти
• порядок проведення нарад або зустрічей з працівниками
• процес збереження документації

Ризики для роботодавця та як їх мінімізувати

Окрім переваг, віддалена робота передбачає певні ризики для роботодавця, зокрема:

• зниження контролю за робочим процесом: без фізичної присутності працівників складніше відстежувати їхню продуктивність і залученість
• неналежне виконання роботи працівником: не всі працівники вміють ефективно організовувати свій робочий день, що може негативно позначитися на їхній продуктивності
• безпека даних: робота поза корпоративною мережею збільшує ризик витоку конфіденційної інформації
• зниження лояльності та залученості: деякі працівники можуть відчувати себе відірваними від компанії, що зменшує їхню мотивацію та прихильність до роботодавця
• травма працівника
• юридичні та податкові питання: якщо компанія залучає фахівців з інших регіонів чи країн, можуть виникнути складнощі з оформленням трудових відносин і дотриманням місцевих законів

Існує декілька способів, як роботодавець може мінімізувати ці ризики. Більшість потенційних труднощів можна вирішити запровадженням:

• процесу моніторингу праці
• інструментів для комунікації
• політики для забезпечення безпеки даних

На основі ст. 14 Закону України №2694-XII від 14.10.1992 «Про охорону праці», при виконанні роботи за трудовим договором про дистанційну роботу працівник самостійно несе відповідальність за забезпечення безпечних і нешкідливих умов праці на обраному робочому місці.

Але роботодавець зобов’язаний систематично проводити інструктаж працівника з охорони праці і протипожежної безпеки в межах використання працівником обладнання роботодавця.  Також роботодавець несе відповідальність за безпечність і належний технічний стан обладнання. Таким чином, обов’язки роботодавця із забезпечення охорони праці дистанційним працівникам обмежуються проведенням інструктажів та передачею обладнання в належному стані.

Як може допомогти аутсорсинговий партнер?

Щоб максимально оптимізувати всі процеси, пов’язані з організацією віддаленої роботи, варто звернутися до надійного та досвідченого аутсорсингового партнера. Аутсорсингова компанія може:

Віддалена робота може мати надзвичайно позитивний вплив на функціонування і розвиток компанії. Однак, при її організації варто пам’ятати про потенційні труднощі і подбати про їх вирішення заздалегідь.

Фахівці в Аккейс Україна мають багатий досвід і експертизу, завдяки яким вони можуть надати всебічну підтримку вашому бізнесу. Делегуйте адміністративно-організаційні питання і зосередьтеся на стратегічному розвитку компанії.