Точний та ефективний облік заробітної плати в Україні є критично важливим через суворе державне регулювання, високий рівень податкових і соціальних зобов’язань, а також часті зміни в законодавстві. Помилки в процесі нарахування заробітної плати або несвоєчасні виплати можуть призвести до штрафів, репутаційних ризиків і навіть судових позовів.

Україна має складну податкову систему та високий рівень бюрократії, що ускладнює процес обліку заробітної плати. Крім того, значна частина бізнесів працює з гнучкими формами зайнятості (ЦПХ, ФОП, гіг-контракти), що впливає на особливості розрахунку. Часті зміни в законодавстві вимагають постійного моніторингу та адаптації процесів.

В цій статті ви дізнаєтеся про:

• Законодавчу базу, що регулює оплату праці в Україні, включаючи ключові нормативні акти та можливі майбутні зміни в законодавстві
• Складові заробітної плати, її структуру, відрахування та внески
• Процес обліку заробітної плати в Україні, зокрема графіки виплат, складові розрахункового листа та зобов’язання компаній щодо звітності
• Переваги аутсорсингу обліку заробітної плати, як він допомагає забезпечити дотримання законодавства та фактори, на які слід звернути увагу при виборі аутсорсингового партнера
• Складнощі та комплаєнс-ризики, з якими стикаються компанії при обліку заробітної плати в Україні
• Чому необхідно мати чітке уявлення про систему оплати праці в Україні та як партнерство з місцевими експертами може докорінно змінити ситуацію

Основні законодавчі норми, які регулюють облік заробітної плати в Україні

В Україні є декілька основних нормативних актів, які регулюють облік заробітної плати, зокрема:

• Кодекс законів про працю України
• Податковий кодекс України
• Закон України “Про оплату праці”
• Закон України “Про єдиний соціальний внесок”
• Закон України “Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування”

Законодавство про оплату праці в Україні постійно оновлюється. Однак є кілька важливих останніх змін, про які варто знати бізнесу. До таких змін відносяться:

• Підвищення ставки військового збору
• Підвищення верхньої граничної межі нарахування Єдиного соціального внеску
• Оновлення форми звітності по заробітній платі, періодичності  і строків її подання
• Зміни в порядку оплати лікарняних листів працівникам, які працюють за сумісництвом
• Зміни вимог до документів, що підтверджують інвалідність, у зв’язку з реформуванням МСЕК

Складові обліку заробітної плати: структура зарплати в Україні та відрахування

Чітке розуміння структури заробітної плати в Україні має вирішальне значення для ефективного обліку заробітної плати та забезпечення дотримання місцевого законодавства. Заробітна плата в Україні, як правило, складається з основної ставки, додаткових компонентів та обов’язкових відрахувань.

Зарплата брутто та її складові

Заробітна плата розраховується на умовах і в розмірах, визначених трудовим договором, на підставі табеля обліку робочого часу та відвідуваності.

Заробітна плата брутто включає:

• Основну ставку (оклад, тарифну ставку)
• Надбавки, премії, бонуси
• Оплату за понаднормові години та нічні зміни
• Компенсаційні виплати (лікарняні, відпускні тощо)

Обов’язкові відрахування та внески

Обов’язкові утримання із зарплати співробітників включають:

• 18% податку на доходи фізичних осіб (ПДФО)
• 5% військового збору

Обов’язкові нарахування включають:

• 22% єдиного соціального внеску (ЄСВ) – сплачується роботодавцем

Окрім звичайного правового режиму, з 8 лютого 2022 року в Україні діє спеціальний правовий режим Дія City, розроблений для IT-сфери та креативних індустрій. Його особливості включають:

• Низький рівень податкового навантаження, адже для компаній–резидентів Дія City ставка ПДФО дорівнює 5%, а ЄСВ платиться у розмірі 22% від МЗП
• Можливість застосовувати альтернативну модель найму (ГІГ-контракти), і як наслідок – гнучкі умови співпраці між роботодавцем і спеціалістом зі збереженням базових соціальних гарантій

Процес обліку заробітної плати в Україні 

Облік заробітної плати в Україні передбачає дотримання суворих законодавчих вимог, встановлених термінів і виконання зобов’язань щодо звітності. 

Графіки виплат і юридичні зобов’язання 

Зарплата повинна виплачуватися щонайменше двічі на місяць, не рідше ніж кожні 16 днів. Також існують граничні строки для виплати зарплати: не пізніше 7 днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата. Відповідно, виплати за першу половину мають бути здійснені не пізніше 22 числа, а за другу половину місяця — не пізніше 7 числа наступного місяця.

Структура розрахункового листа

Інформація, яка повинна міститися в розрахунковому листі:

• Загальна сума нарахованої заробітної плати
• Дані про відпрацьовані години
• Дані про додаткові виплати
• Відрахування (ПДФО, військовий збір)
• Чистий дохід

Основні зобов’язання щодо звітності

Компанії зобов’язані щомісячно подавати Об’єднану звітність з ЄСВ, ПДФО та військового збору, в якій відображаються персоніфіковані дані з сум нарахованого доходу фізичних осіб, утриманих податків (ПДФО і військового збору) та нарахувань (ЄСВ). Крім того, щомісячно і щоквартально подаються статистичні звіти по заробітній платі згідно з переліком, визначеним Статистичною службою для даного підприємства на кожний поточний рік.

Захист даних або конфіденційності в обліку заробітної плати в Україні

Розрахунок заробітної плати передбачає обробку персональних даних працівників, тому компанії зобов’язані дотримуватися наступних вимог:

• Обмежений доступ до звітності по заробітній платі всередині компанії: лише певні працівники компанії (бухгалтери, фінансовий відділ та керівництво) повинні мати доступ до інформації про заробітну плату
• Передача даних у фіскальні органи: звіти подаються через сертифіковані електронні системи, які забезпечують захист інформації. Для підтвердження достовірності даних використовується електронний підпис
• Захист персональних даних у зовнішніх системах: якщо компанія користується зовнішніми payroll-провайдерами або бухгалтерськими системами, важливо, щоб вони відповідали вимогам Закону України “Про захист персональних даних”
• Вимоги щодо зберігання звітності: компанія повинна зберігати документи, пов’язані з розрахунком заробітної плати, від 3 до 75 років, залежно від специфіки документа. Термін зберігання основних документів,  наприклад, відомостей про нарахування заробітної плати, – 75 років. Компанія повинна вжити всіх заходів для захисту архівних звітів від несанкціонованого доступу

Складнощі та комплаєнс-ризики в процесі нарахування заробітної плати в Україні

В обліку заробітної плати іноземні компанії стикаються з низкою проблем: часті зміни в законодавстві, неоднозначні або суперечливі нормативні акти, а також суворість вимог до податкової звітності.

Найпоширеніші комплаєнс-ризики, пов’язані з помилками або затримками у виплаті заробітної плати в Україні, включають фінансові штрафи, блокування рахунків та потенційні судові позови.

Штрафи за недотримання законодавства про оплату праці в Україні можуть бути значними і здебільшого залежать від кількості та серйозності порушень.

Наприклад, штрафи за порушення трудового законодавства становлять від 1 до 30 мінімальних заробітних плат (наразі від 8 000 до 240 000 грн). Штрафи в межах адміністративної відповідальності керівників можуть становити від 30 до 2 000 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (наразі від 510 до 34 000 грн). У разі значних порушень підприємство може бути притягнуто до кримінальної відповідальності.

За всі порушення Податкового кодексу України передбачено три види відповідальності: фінансова, адміністративна та кримінальна. Фінансові штрафи можуть становити до 75% від суми несплачених податків. Адміністративні штрафи становлять від 5 до 20 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (наразі від 85 до 340 грн). У разі серйозних порушень настає кримінальна відповідальність.

Аутсорсинг розрахунку заробітної плати в Україні

Аутсорсинг розрахунку заробітної плати в Україні надає компаніям ефективний спосіб оптимізації операцій, скорочення витрат і забезпечення відповідності складним місцевим нормативним вимогам.

Переваги аутсорсингу обліку заробітної плати в Україні

Існує кілька переваг аутсорсингу розрахунку заробітної плати, про які варто пам’ятати компаніям, що працюють в Україні.

• Мінімізація ризику помилок і штрафів: фахівці з розрахунку заробітної плати використовують автоматизовані інструменти та слідкують за місцевим законодавством, яке часто змінюється. Це майже не залишає місця для помилок і усуває ризик будь-яких юридичних або фінансових наслідків. Правильні та своєчасні виплати також підвищують моральний дух компанії та рівень задоволеності працівників.
• Оптимізація витрат на бухгалтерію та кадровий персонал: передаючи облік заробітної плати аутсорсинговим експертам, компанії можуть більш ефективно управляти своїми фінансовими та кадровими командами, надаючи їм можливість оптимізувати свої ресурси і використовувати свій час та енергію, щоб зосередитися на стратегічному розвитку компанії.
• Гнучкість і масштабованість послуг: професійний партнер з обліку заробітної плати може пристосувати послуги до потреб компанії та відповідно до будь-яких змін, що відбуваються (наприклад, сезонний проект, вихід на інший ринок тощо)

Забезпечення комплаєнсу для іноземних компаній

Аутсорсингові компанії забезпечують дотримання українського законодавства, актуалізацію змін у нормативних актах та точність у розрахунках.

Для компаній-резидентів Дія City аутсорсинг payroll-послуг особливо актуальний, оскільки режим передбачає специфічну податкову модель. Payroll-провайдери допомагають правильно розраховувати виплати гіг-контракторам, дотримуватися норм податкового обліку та уникати помилок у звітності.

Як вибрати надійного аутсорсингового партнера з розрахунку заробітної плати в Україні

Обираючи постачальника послуг з розрахунку заробітної плати в Україні, компаніям варто звернути увагу на партнера, який має:

• Досвід роботи в Україні та знання місцевого бізнес-середовища
• Репутацію на ринку
• Гнучкий та проактивний підхід до клієнтів

Чому важливо розуміти систему оплати праці в Україні

Знання законодавства про оплату праці має вирішальне значення для компаній, що працюють в Україні, оскільки недотримання законодавчих вимог може призвести до серйозних фінансових та юридичних наслідків.

Найкращий і найнадійніший спосіб як забезпечити точний та ефективний облік заробітної плати в Україні та дотриматися законодавства – це партнерство з аутсорсинговою компанією, такою як Аккейс. Фахівці з аутсорсингу заробітної плати мають великий досвід, знання місцевого ринку та інструменти, необхідні для бездоганного обліку заробітної плати.

Компаніям також важливо відстежувати всі зміни в законодавстві та регулярно оновлювати свої знання про процес нарахування заробітної плати в Україні. Крім того, використання автоматизованих систем та порталів самообслуговування значно знижує ймовірність помилок при розрахунку заробітної плати. Місцеві експерти можуть допомогти компаніям адаптуватися до правових норм, уникнути помилок, впоратися з податковими зобов’язаннями та оптимізувати внутрішні процеси для підвищення ефективності. Це дозволить полегшити адміністративні завдання і зосередитися на стратегічному зростанні.